word2003之排版技巧

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1、Word2003之排版技巧（一）簡(jiǎn)介市場(chǎng)部經(jīng)常要出各種分析報(bào)告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁(yè)。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問(wèn)題，每次都要花大量的時(shí)間修改格式、制作目錄和頁(yè)眉頁(yè)腳。最頭疼的是上司看完報(bào)告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來(lái)一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯(cuò)誤。現(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點(diǎn)數(shù)頁(yè)碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時(shí)間下班后享受生活，小王花了半天的時(shí)間學(xué)習(xí)

2、了一下長(zhǎng)篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時(shí)間，可以讓他享受無(wú)數(shù)個(gè)閑暇的傍晚和周末。小王把自己的體會(huì)重點(diǎn)總結(jié)為兩點(diǎn)：1.制作長(zhǎng)文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置2.不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁(yè)下面就看看他是怎樣用新學(xué)的技巧制作一篇幾十頁(yè)的長(zhǎng)文檔的。單面打印的簡(jiǎn)單報(bào)告這份報(bào)告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打?。怀饷婧湍夸浲?，每頁(yè)的頁(yè)眉是報(bào)告的題目；頁(yè)碼一律在頁(yè)面底端的右側(cè)，封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后為第1頁(yè)。設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格寫文章前，不要上來(lái)就急于動(dòng)筆，先要找好合適大

3、小的“紙”，這個(gè)“紙”就是Word中的頁(yè)面設(shè)置。從菜單中選擇【文件】

4、【頁(yè)面設(shè)置】命令，顯示“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖1所示。通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時(shí)也會(huì)用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類型的紙即可。很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認(rèn)是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，可以直觀地在錄入時(shí)看到頁(yè)面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改?？紤]到閱讀報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對(duì)于密密麻麻的文字

5、閱讀起來(lái)比較費(fèi)力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號(hào)的辦法。其實(shí)，可以在頁(yè)面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號(hào)，也能使內(nèi)容看起來(lái)更清晰。在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2所示。選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁(yè)44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁(yè)42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。設(shè)置樣式現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。

6、通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號(hào)”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對(duì)齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對(duì)齊，但這樣的操作要重復(fù)很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，最后還要一一修改。熟悉Word技巧的人對(duì)于這樣的格式修改并不擔(dān)心，因?yàn)樗梢杂谩案袷剿ⅰ睂⑿薷暮蟮母袷揭灰凰⒌狡渌枰淖兏袷降牡胤?。然而，如果有幾十個(gè)、上百個(gè)這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔(dān)心。樣式是什么？簡(jiǎn)單地說(shuō)，樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體

7、”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。從菜單選擇【格式】

8、【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如圖3所

9、示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標(biāo)題1”為樣式，“標(biāo)題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時(shí)，將只會(huì)顯示文檔中正在使用及默認(rèn)的樣式?！罢摹睒邮绞俏臋n中的默認(rèn)樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)格式改變而設(shè)置出來(lái)的，因此

10、“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì)影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。“標(biāo)題1”~“標(biāo)題9”為標(biāo)題樣式，它們通常用于各級(jí)標(biāo)題段落，與其他樣式最為不同的是標(biāo)題樣式具有級(jí)別，分別對(duì)應(yīng)級(jí)別1~9。這樣，就能夠通過(guò)級(jí)別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標(biāo)題1”~“標(biāo)題3”的3個(gè)標(biāo)題樣式，如果標(biāo)題的級(jí)別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標(biāo)題4”~“標(biāo)題9