撥開協(xié)同辦公的迷霧

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1、撥開協(xié)同辦公的迷霧協(xié)同辦公這個名詞對大部分人來說并不新鮮，因為協(xié)同辦公的很多內(nèi)容和工具，比如工作流、文檔管理等，都是OA（辦公自動化）等概念中早已有之的。但說起協(xié)同辦公到底是什么，很多人又是一頭霧水，模棱兩可，分不清“協(xié)同辦公”和“協(xié)同辦公軟件”的差別。那么，協(xié)同辦公就是協(xié)同軟件嗎？比起ERP系統(tǒng)，協(xié)同辦公系統(tǒng)是個價值不大的小系統(tǒng)嗎？單一企業(yè)和集團企業(yè)的協(xié)同辦公一樣嗎？集團企業(yè)的協(xié)同辦公有什么特點，在不同管控模式下又該如何建設(shè)集團企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)呢？實際上，協(xié)同辦公是一個很大的概念，根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同，業(yè)務(wù)多元化程度的不同，管控模式的不同，協(xié)同辦公的應(yīng)用范圍、應(yīng)用重點也會有所

2、不同。比如集團企業(yè)的協(xié)同辦公會明顯有別于單一企業(yè)?？上壳皩f(xié)同辦公的分析、探討，往往止步于單一企業(yè)，而對集團企業(yè)如何建設(shè)協(xié)同辦公卻鮮有人關(guān)注。協(xié)同辦公與軟件系統(tǒng)一般來說，辦公是相對于業(yè)務(wù)而言的，基本不涉及采購、銷售、研發(fā)、生產(chǎn)等具體的業(yè)務(wù)活動本身，而更多地關(guān)注各種非業(yè)務(wù)性活動。非業(yè)務(wù)性活動和業(yè)務(wù)性活動相比，具有更強的不確定性，更強調(diào)上級和下級、業(yè)務(wù)部門之間、相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間的雙向的、隨時隨地的溝通。而所謂協(xié)同，就是要促進這種溝通，提高非業(yè)務(wù)性活動的溝通效率，提高各種非業(yè)務(wù)性活動的工作效率。因此，實現(xiàn)協(xié)同辦公，就是要利用各種思想、理念、方法和工具，提高企業(yè)內(nèi)上級和下級、業(yè)務(wù)部

3、門之間、相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間溝通協(xié)作的效率。那么協(xié)同辦公跟協(xié)同辦公軟件是不是一回事呢，二者之間又有什么關(guān)系？【實施協(xié)同辦公絕不應(yīng)該僅僅關(guān)注軟件系統(tǒng)，而更應(yīng)關(guān)注作為協(xié)同辦公基礎(chǔ)的企業(yè)目標和價值觀的協(xié)調(diào)統(tǒng)一?！繀f(xié)同離不開軟件談到協(xié)同辦公不能不談協(xié)同辦公軟件?，F(xiàn)在市面上的協(xié)同辦公軟件不少，有的從原來的OA產(chǎn)品升級、包裝而來，有的則依托于像LotusNotes這樣的開發(fā)平臺?？偨Y(jié)一下，各種協(xié)同辦公軟件包含的主要功能如下所列：·工作流：主要實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各種審核、審批性質(zhì)工作流程的電子化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化，比如借款、報銷、出差申請、請假等，以系統(tǒng)自動跑流程代替人工跑流程?！と粘坦芾恚褐饕獙崿F(xiàn)個人

4、、團隊、成員之間工作任務(wù)的計劃協(xié)調(diào)、進度記錄、信息共享等?！す陌l(fā)布：主要指公司以及部門各種通知、公告信息的電子發(fā)布。·文檔管理：主要指各種規(guī)章制度、工作計劃、過程文檔（如會議紀要）、結(jié)果文檔（如審計報告）等各種文檔的電子化、網(wǎng)絡(luò)化編輯、存儲、共享、查詢?！て髽I(yè)社區(qū)：主要指企業(yè)內(nèi)部討論區(qū)，與文檔管理的區(qū)別在于更強調(diào)互動性以及交流溝通的內(nèi)容可能不直接和具體的某一項工作事務(wù)相關(guān)?！て髽I(yè)門戶：因為協(xié)同辦公系統(tǒng)可能是企業(yè)中應(yīng)用人數(shù)最多，應(yīng)用頻率最高的系統(tǒng)，因此通常傾向于將企業(yè)信息門戶（EIP）概念融合到協(xié)同辦公系統(tǒng)中，實現(xiàn)通過協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)對各種其它系統(tǒng)的單點登錄，從而使員工不必記

5、憶多套帳號和密碼?！ぜ磿r通訊：類似于QQ/MSN的即時聊天工具，區(qū)別在于主要針對企業(yè)員工和協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶，可以和協(xié)同辦公系統(tǒng)的其它功能良好集成，比如通過即時通訊系統(tǒng)提醒待辦事宜?！みh程會議：可能是和協(xié)同辦公系統(tǒng)其它功能相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)會議工具，也可能是獨立的網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng)，或者是效果更好，但投資巨大的電視電話會議系統(tǒng)。·郵件系統(tǒng)：可能是獨立的企業(yè)郵件系統(tǒng)，也可能是作為協(xié)同辦公系統(tǒng)一個組成部分的Web或Outlook等方式的郵件功能。·短消息：和手機短信息的集成，這是目前國內(nèi)協(xié)同辦公軟件供應(yīng)商提供的一項有特色的功能。不僅僅是軟件事實上，從前面對協(xié)同辦公的定義來看，協(xié)同辦公軟件只是實

6、現(xiàn)協(xié)同辦公的方法和工具，并不等于協(xié)同辦公本身。協(xié)同辦公軟件或許是實現(xiàn)協(xié)同辦公所不可或缺的，但其作用卻未必是根本性和決定性的。就像現(xiàn)在可能大多數(shù)作家都用電腦來寫作，都用WORD作為編輯工具，但是電腦和WORD對于他們是否能夠?qū)懗鰞?yōu)秀的作品卻并不具有決定意義一樣。那么，除了協(xié)同辦公軟件，實現(xiàn)協(xié)同辦公還需要什么呢？或者說，更具有根本性和決定性的是什么呢？我們認為，對于協(xié)同辦公來說，比軟件或方法和工具更重要的是協(xié)同辦公的思想和理念。協(xié)同辦公的思想和理念主要體現(xiàn)在以下兩個方面：首先，企業(yè)的員工是否有共同的、或者相互協(xié)調(diào)的目標。這決定了是否能夠使他們有共同的、或者相互協(xié)調(diào)的意愿，追求辦公

7、事務(wù)的效率和效果。沒有明確有效的績效目標，或者績效目標的設(shè)定不合理，都可能會對協(xié)同辦公造成根本的阻力。其次，企業(yè)的員工是否具有相同或相似的價值觀。這決定了他們是否能夠更容易溝通和理解，能夠更快地對問題形成共識，對決策達成一致。小系統(tǒng)大應(yīng)用對比一下協(xié)同辦公系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，會對協(xié)同辦公系統(tǒng)以及它所承載的協(xié)同辦公有更深的理解。對比結(jié)果可以用一句話概括，那就是：ERP系統(tǒng)是大系統(tǒng)、小應(yīng)用，而協(xié)同辦公則是小系統(tǒng)、大應(yīng)用。說ERP是大系統(tǒng)，是因為它涉及采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也因為ERP軟件系統(tǒng)復雜