撥開協(xié)同辦公的迷霧

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1、撥開協(xié)同辦公的迷霧協(xié)同辦公這個(gè)名詞對(duì)大部分人來(lái)說(shuō)并不新鮮，因?yàn)閰f(xié)同辦公的很多內(nèi)容和工具，比如工作流、文檔管理等，都是OA（辦公自動(dòng)化）等概念中早已有之的。但說(shuō)起協(xié)同辦公到底是什么，很多人又是一頭霧水，模棱兩可，分不清“協(xié)同辦公”和“協(xié)同辦公軟件”的差別。那么，協(xié)同辦公就是協(xié)同軟件嗎？比起ERP系統(tǒng)，協(xié)同辦公系統(tǒng)是個(gè)價(jià)值不大的小系統(tǒng)嗎？單一企業(yè)和集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公一樣嗎？集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公有什么特點(diǎn)，在不同管控模式下又該如何建設(shè)集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)呢？實(shí)際上，協(xié)同辦公是一個(gè)很大的概念，根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同，業(yè)務(wù)多元化程度的不同，管控模式的不同，協(xié)同辦公的應(yīng)用范圍、應(yīng)用重點(diǎn)也會(huì)有所

2、不同。比如集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公會(huì)明顯有別于單一企業(yè)?？上壳皩?duì)協(xié)同辦公的分析、探討，往往止步于單一企業(yè)，而對(duì)集團(tuán)企業(yè)如何建設(shè)協(xié)同辦公卻鮮有人關(guān)注。協(xié)同辦公與軟件系統(tǒng)一般來(lái)說(shuō)，辦公是相對(duì)于業(yè)務(wù)而言的，基本不涉及采購(gòu)、銷售、研發(fā)、生產(chǎn)等具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)本身，而更多地關(guān)注各種非業(yè)務(wù)性活動(dòng)。非業(yè)務(wù)性活動(dòng)和業(yè)務(wù)性活動(dòng)相比，具有更強(qiáng)的不確定性，更強(qiáng)調(diào)上級(jí)和下級(jí)、業(yè)務(wù)部門之間、相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間的雙向的、隨時(shí)隨地的溝通。而所謂協(xié)同，就是要促進(jìn)這種溝通，提高非業(yè)務(wù)性活動(dòng)的溝通效率，提高各種非業(yè)務(wù)性活動(dòng)的工作效率。因此，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，就是要利用各種思想、理念、方法和工具，提高企業(yè)內(nèi)上級(jí)和下級(jí)、業(yè)務(wù)部

3、門之間、相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間溝通協(xié)作的效率。那么協(xié)同辦公跟協(xié)同辦公軟件是不是一回事呢，二者之間又有什么關(guān)系？【實(shí)施協(xié)同辦公絕不應(yīng)該僅僅關(guān)注軟件系統(tǒng)，而更應(yīng)關(guān)注作為協(xié)同辦公基礎(chǔ)的企業(yè)目標(biāo)和價(jià)值觀的協(xié)調(diào)統(tǒng)一?！繀f(xié)同離不開軟件談到協(xié)同辦公不能不談協(xié)同辦公軟件?，F(xiàn)在市面上的協(xié)同辦公軟件不少，有的從原來(lái)的OA產(chǎn)品升級(jí)、包裝而來(lái)，有的則依托于像LotusNotes這樣的開發(fā)平臺(tái)?？偨Y(jié)一下，各種協(xié)同辦公軟件包含的主要功能如下所列：·工作流：主要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各種審核、審批性質(zhì)工作流程的電子化、無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化，比如借款、報(bào)銷、出差申請(qǐng)、請(qǐng)假等，以系統(tǒng)自動(dòng)跑流程代替人工跑流程。·日程管理：主要實(shí)現(xiàn)個(gè)人

4、、團(tuán)隊(duì)、成員之間工作任務(wù)的計(jì)劃協(xié)調(diào)、進(jìn)度記錄、信息共享等?！す陌l(fā)布：主要指公司以及部門各種通知、公告信息的電子發(fā)布?！の臋n管理：主要指各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、過(guò)程文檔（如會(huì)議紀(jì)要）、結(jié)果文檔（如審計(jì)報(bào)告）等各種文檔的電子化、網(wǎng)絡(luò)化編輯、存儲(chǔ)、共享、查詢。·企業(yè)社區(qū)：主要指企業(yè)內(nèi)部討論區(qū)，與文檔管理的區(qū)別在于更強(qiáng)調(diào)互動(dòng)性以及交流溝通的內(nèi)容可能不直接和具體的某一項(xiàng)工作事務(wù)相關(guān)?！て髽I(yè)門戶：因?yàn)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)可能是企業(yè)中應(yīng)用人數(shù)最多，應(yīng)用頻率最高的系統(tǒng)，因此通常傾向于將企業(yè)信息門戶（EIP）概念融合到協(xié)同辦公系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)各種其它系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄，從而使員工不必記

5、憶多套帳號(hào)和密碼?！ぜ磿r(shí)通訊：類似于QQ/MSN的即時(shí)聊天工具，區(qū)別在于主要針對(duì)企業(yè)員工和協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶，可以和協(xié)同辦公系統(tǒng)的其它功能良好集成，比如通過(guò)即時(shí)通訊系統(tǒng)提醒待辦事宜。·遠(yuǎn)程會(huì)議：可能是和協(xié)同辦公系統(tǒng)其它功能相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議工具，也可能是獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)，或者是效果更好，但投資巨大的電視電話會(huì)議系統(tǒng)?！む]件系統(tǒng)：可能是獨(dú)立的企業(yè)郵件系統(tǒng)，也可能是作為協(xié)同辦公系統(tǒng)一個(gè)組成部分的Web或Outlook等方式的郵件功能。·短消息：和手機(jī)短信息的集成，這是目前國(guó)內(nèi)協(xié)同辦公軟件供應(yīng)商提供的一項(xiàng)有特色的功能。不僅僅是軟件事實(shí)上，從前面對(duì)協(xié)同辦公的定義來(lái)看，協(xié)同辦公軟件只是實(shí)

6、現(xiàn)協(xié)同辦公的方法和工具，并不等于協(xié)同辦公本身。協(xié)同辦公軟件或許是實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公所不可或缺的，但其作用卻未必是根本性和決定性的。就像現(xiàn)在可能大多數(shù)作家都用電腦來(lái)寫作，都用WORD作為編輯工具，但是電腦和WORD對(duì)于他們是否能夠?qū)懗鰞?yōu)秀的作品卻并不具有決定意義一樣。那么，除了協(xié)同辦公軟件，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公還需要什么呢？或者說(shuō)，更具有根本性和決定性的是什么呢？我們認(rèn)為，對(duì)于協(xié)同辦公來(lái)說(shuō)，比軟件或方法和工具更重要的是協(xié)同辦公的思想和理念。協(xié)同辦公的思想和理念主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，企業(yè)的員工是否有共同的、或者相互協(xié)調(diào)的目標(biāo)。這決定了是否能夠使他們有共同的、或者相互協(xié)調(diào)的意愿，追求辦公

7、事務(wù)的效率和效果。沒(méi)有明確有效的績(jī)效目標(biāo)，或者績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定不合理，都可能會(huì)對(duì)協(xié)同辦公造成根本的阻力。其次，企業(yè)的員工是否具有相同或相似的價(jià)值觀。這決定了他們是否能夠更容易溝通和理解，能夠更快地對(duì)問(wèn)題形成共識(shí)，對(duì)決策達(dá)成一致。小系統(tǒng)大應(yīng)用對(duì)比一下協(xié)同辦公系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，會(huì)對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)以及它所承載的協(xié)同辦公有更深的理解。對(duì)比結(jié)果可以用一句話概括，那就是：ERP系統(tǒng)是大系統(tǒng)、小應(yīng)用，而協(xié)同辦公則是小系統(tǒng)、大應(yīng)用。說(shuō)ERP是大系統(tǒng)，是因?yàn)樗婕安少?gòu)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也因?yàn)镋RP軟件系統(tǒng)復(fù)雜