淺談檔案的建立和管理

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1、淺談檔案的建立和管理淺談檔案的建立和管理［摘要］近年來，為了逐步實現(xiàn)建檔工作的規(guī)范化管理，必須按照一定的要求予以整理、收集、利用和保存，并發(fā)揮檔案積極有效的指導(dǎo)作用O各企業(yè)、各地區(qū)在檔案的建立和管理中，存在一些問題。為了進(jìn)一步提高檔案管理的水平，現(xiàn)就以下幾方面的問題提出一些看法，以供討論。［關(guān)鍵詞］檔案管理內(nèi)容探究［中圖分類號］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1009-5349(2011)07-0061-01從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執(zhí)行政策的重要依據(jù)，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其

2、原因，檔案管理做到經(jīng)?；?、規(guī)范化，檔案工作納入了單位目標(biāo)管理考核，領(lǐng)導(dǎo)重視，且利用檔案解決了大量的產(chǎn)權(quán)糾紛、人事問題、債權(quán)債務(wù)等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主耍還是對檔案工作重耍性認(rèn)識不夠，上面要求時突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認(rèn)識，故而始終不能徹底解決。一、建檔工作的幾個基本原則第一，建以致用。資料可以為企業(yè)當(dāng)好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業(yè)積極主動去利用檔案及時提供了有效數(shù)據(jù)，主動去分

3、析、整理檔案內(nèi)容，為企業(yè)和政府提供信息，并在實際工作中，及時發(fā)現(xiàn)各種新問題，使“死”檔變“活”檔。第二，整理檔案，不搞逐級匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級匯總上報，匯總檔案，以便掌握全而情況。每年形成一個綜合檔案資料，經(jīng)過幾年的實踐證明，這種做法出發(fā)點是好的，但同時這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數(shù)據(jù)的整理分析往往需耍耗費許多人力和吋間去完成，是一項非常繁重的工作，每年付出的勞動在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數(shù)據(jù)。第二，是收集數(shù)據(jù)不全，由于整理檔案不規(guī)范，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等種種原因，造

4、成匯總后的數(shù)據(jù)出入很大，檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負(fù)擔(dān)，必然會影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負(fù)荷量。笫三，收集資料要“精”。從檔案收集的內(nèi)容來說，從多年的實踐經(jīng)驗來看，一?般包括生產(chǎn)性有害因素及接觸人群的基木情況、生產(chǎn)單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數(shù)據(jù)以流水賬的形式進(jìn)入檔案，不分周期，不定范圍，必然會給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對上述各類繁雜的數(shù)據(jù)，如何進(jìn)行收集整理，必須要涉及到各類數(shù)據(jù)的收集范圍和周期問題。在確定上檔數(shù)據(jù)的

5、周期時,要針對不同企業(yè)提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內(nèi)容，以保證建檔T作取得良好效果。對于一些監(jiān)測數(shù)據(jù)多，自我監(jiān)測機構(gòu)，監(jiān)測周期短，要將數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后（原則上按平均值計算），按照一個地區(qū)的統(tǒng)一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎(chǔ)上，為保證歷年數(shù)據(jù)的對比和即時分析，一定要精化所收集的各類數(shù)據(jù)，做到既不重復(fù)，乂不遺漏，并力爭使每一個數(shù)據(jù)反映出一方面的情況，對各種原始資料要進(jìn)行初步整理。二、選擇適當(dāng)?shù)臋n案形式在檔案管理工作中，由于地方部門和企業(yè)所承擔(dān)的管理范圍、任務(wù)及

6、所收集的資料、數(shù)據(jù)等方面存在著較大的差別，應(yīng)該從各自的需要和實際情況出發(fā)。從兒年的實踐來看，絕不能以一套統(tǒng)一的檔案形式去要求不同層次的管理機構(gòu)。根據(jù)各自的工作特點和資料形式，各工業(yè)企業(yè)采用全國統(tǒng)一檔案的形式和內(nèi)容是基本可行的，但仍然需要在此基礎(chǔ)上加以補充和完善，確定各自適用的檔案形式和內(nèi)容，使得各類有價值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機構(gòu)，由于承擔(dān)任務(wù)和管理范圍不同，所應(yīng)建立的檔案形式遠(yuǎn)比企業(yè)機構(gòu)的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設(shè)。三、檔案的建立要真正做好建檔工

7、作，建立檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應(yīng)的配套T作。只有在摸清各種數(shù)據(jù)的前提下，才能夠建出比較真實的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎(chǔ)上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項工作任務(wù),是一個單位工作情況的真實反映。第二，檔案工作要及時做好復(fù)核、審查、完善工作，遇到問題及時處理，完成Z后確保建檔工作的總體質(zhì)量。第三，要做好建檔工作中的技術(shù)指導(dǎo)。由于基層人員業(yè)務(wù)水平有限，為了確保建檔質(zhì)量，必然會遇到各種各樣的技術(shù)問題，隨吋發(fā)現(xiàn)和解決建檔過程中出現(xiàn)的具體問題，必須指定專業(yè)人員

8、搞好技術(shù)指導(dǎo)。第四，搞好培訓(xùn)工作。在全面開展建檔工作之前，當(dāng)檔案形式確定以后，必須做到統(tǒng)一認(rèn)識，認(rèn)真培訓(xùn)全體建檔人員，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項具體任務(wù)都落到實處，確保建檔丁作的順利開展。建立、管理和利用好檔案，有一個從實踐到理論，再到實踐的過程。它是關(guān)系到工作的百年大計，不是一時一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必