文職秘書類行業(yè)通用業(yè)務(wù)部檔案管理員職務(wù)說(shuō)明書.doc

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1、業(yè)務(wù)部檔案管理員職務(wù)說(shuō)明書崗位名稱檔案管理員崗位編號(hào)所在部門業(yè)務(wù)部崗位定員直接上級(jí)業(yè)務(wù)部經(jīng)理工資等級(jí)直接下級(jí)薪酬類型所轄人員崗位分析日期2005年3月本職：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品、供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)、客戶（經(jīng)銷商）的檔案管理工作，以及建立部門內(nèi)經(jīng)營(yíng)管理、質(zhì)量管理、行政管理、信息化管理等檔案管理體系職責(zé)及工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)檔案的收集，分類管理工作任務(wù)負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門和個(gè)人手中的文件、資料集中起來(lái)，經(jīng)過(guò)整理、立卷、當(dāng)檔保存收集供應(yīng)產(chǎn)品相關(guān)行業(yè)技術(shù)質(zhì)量信息、市場(chǎng)供應(yīng)信息并歸檔，為部門或公司供應(yīng)決策提供建議負(fù)責(zé)將各類信息綜合處理，并分類管理，

2、建立業(yè)務(wù)部檔案管理體系職責(zé)二職責(zé)表述：負(fù)責(zé)控制和監(jiān)督供應(yīng)合同履行工作任務(wù)根據(jù)公司年度采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃，協(xié)助業(yè)務(wù)部組織產(chǎn)品采購(gòu)供應(yīng)依據(jù)合同條款，為供應(yīng)合同的履行和產(chǎn)品采購(gòu)供應(yīng)實(shí)施的監(jiān)督提供檔案支持職責(zé)三職責(zé)表述：做好采購(gòu)供應(yīng)、商品銷售產(chǎn)品信息收集。工作任務(wù)協(xié)助部門經(jīng)理、質(zhì)量部門以及相關(guān)組織對(duì)供應(yīng)商（客戶、生產(chǎn)企業(yè)）資質(zhì)、質(zhì)量文檔的收集]整理協(xié)助供應(yīng)商（生產(chǎn)企業(yè)）對(duì)來(lái)往賬，庫(kù)存商品的跟蹤處理，負(fù)責(zé)建立檔案管理關(guān)系負(fù)責(zé)對(duì)新產(chǎn)品上市、供應(yīng)信息、產(chǎn)品信息的收集，并對(duì)管理國(guó)家政策、政府監(jiān)管理部門的發(fā)布信息的收集，并歸檔為決策提供支持。建立采購(gòu)供應(yīng)（供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)）與

3、銷售（客戶）管理檔案、質(zhì)量檔案、購(gòu)進(jìn)合同（結(jié)算）臺(tái)帳管理等，提出供應(yīng)管理改進(jìn)方案職責(zé)四職責(zé)表述：建立檔案管理體系工作任務(wù)做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)、數(shù)字形式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度遵守國(guó)家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程,負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全職責(zé)五職責(zé)表述：完成業(yè)務(wù)部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)權(quán)力：部門信息的收集權(quán)檔案管理的監(jiān)督權(quán)對(duì)檔案信息的反饋權(quán)對(duì)檔案管理控制的建議權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系質(zhì)量部、行政人事部、事業(yè)發(fā)展部、財(cái)務(wù)

4、部等外部協(xié)調(diào)關(guān)系供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)、同行、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府有關(guān)部門等任職條件：教育水平?？埔陨蠈I(yè)醫(yī)藥、營(yíng)銷等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷企業(yè)管理、采購(gòu)供應(yīng)管理、法律知識(shí)的培訓(xùn)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)2年以上檔案管理經(jīng)驗(yàn)知識(shí)通曉醫(yī)藥知識(shí)具備采購(gòu)供應(yīng)、企業(yè)管理、法律、檔案管理等方面的知識(shí)技能技巧掌握WORD,EXCEL等辦公軟件使用方法，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，熟悉公司應(yīng)用信息管理軟件本崗位操作。個(gè)人素質(zhì)具有較強(qiáng)判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力其它：使用工具設(shè)備計(jì)算機(jī)、一般辦公設(shè)備（電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)）工作環(huán)境辦公室工作時(shí)間

5、特征正常工作時(shí)間，偶爾需加班所需記錄文檔供應(yīng)商相關(guān)資料案、采購(gòu)供應(yīng)合同、銷售合同、借閱登記等考核指標(biāo)：檔案的完整性、供應(yīng)商(客戶、內(nèi)部)滿意度、重要任務(wù)完成情況等考勤、服從安排、遵守制度判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識(shí)及技能備注：