管理溝通的過程和要素

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1、哈爾濱工業(yè)大學(xué)《管理溝通》管理溝通的過程管理溝通的過程如圖1所示。溝通者渠道聽眾圖1管理溝通的過程1．溝通者。是指有信息并試圖進(jìn)行溝通的人。他們激發(fā)溝通過程，決定以誰為溝通對(duì)象，并決定溝通目的。作為信息源的溝通者，在實(shí)施溝通之前，必須首先在自己豐富的記憶里選擇出試圖溝通的信息，然后將這些信息轉(zhuǎn)化為可以接受的形式，如文字、語言或表情等。2．信息。指溝通者試圖傳遞給別人的觀念、情感或消息。但個(gè)人的感受必須轉(zhuǎn)化為不同的可以為別人所接受的信號(hào)。這種轉(zhuǎn)化是以共同的語言經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)的。3．溝通渠道。指溝通信息傳達(dá)的方式、途徑和媒介。日常工作中所發(fā)生的溝通主要是視聽溝通。4．聽眾。溝通對(duì)象在接收攜帶信

2、息的各種特定的音形符號(hào)之后，必須根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)將其轉(zhuǎn)譯成所試圖傳達(dá)的知覺、觀念或情感。在溝通中，每個(gè)人都必須很好地了解如何有效地理解別人和讓別人理解，了解溝通中信息的轉(zhuǎn)譯和傳遞機(jī)制，只有這樣，才能提高溝通的有效性和準(zhǔn)確性。5．反饋。反饋的作用是使溝通成為一個(gè)交互過程。在溝通過程中，溝通的每一方都在不斷地將信息送回另一方，這種回返過程就稱為反饋。6．障礙。信息源的信息不充分或不明確，信息沒有被有效或正確地轉(zhuǎn)換成可以溝通的信號(hào)、誤用溝通方式、信息接收者誤解信息等，都可能造成信息障礙。此外，缺乏共同的經(jīng)驗(yàn)，彼此也難以建立溝通。1哈爾濱工業(yè)大學(xué)《管理溝通》7．背景。指發(fā)生溝通的情境、環(huán)境等，它

3、是影響溝通的每一個(gè)因素，同時(shí)也是影響整個(gè)溝通的關(guān)鍵因素。在組織中，組織的文化氛圍則是影響溝通的關(guān)鍵因素。2哈爾濱工業(yè)大學(xué)《管理溝通》管理溝通的要素有效的管理溝通應(yīng)考慮七個(gè)方面的基本要素，即溝通者、聽眾、信息、渠道、背景、溝通目標(biāo)和反饋。1.溝通者。分析是誰發(fā)起這個(gè)溝通的行為？2.聽眾。確定你的溝通對(duì)象。是什么促使他們支持你？他們對(duì)你的建議所抱的態(tài)度是積極的、消極的、還是不冷不熱的？你是面臨一個(gè)還是多個(gè)溝通對(duì)象？那些會(huì)受到你的計(jì)劃成功或失敗影響的次要聽眾是誰？還有你沒有考慮到的聽眾嗎？3.信息。針對(duì)特定的溝通對(duì)象，何種消息可實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)?？紤]他們要多少信息、他們可能會(huì)產(chǎn)生何種疑惑，你的建

4、議將會(huì)對(duì)他們產(chǎn)生何種利益。怎樣使你的消息具有說服力和被牢記在心以及怎樣最有說服性地組織你的觀點(diǎn)。4.渠道。哪種渠道將把你的消息最有效地傳遞給每個(gè)重要的溝通對(duì)象？口頭、筆頭、電話、電子郵件、會(huì)議、傳真、錄像和記者招待會(huì)。5.背景。分析溝通的內(nèi)部環(huán)境（包括文化、歷史和競爭狀況等）、外部環(huán)境（如潛在顧客、代理機(jī)構(gòu)狀況、當(dāng)?shù)氐幕驀业挠嘘P(guān)媒體等）。6.溝通目標(biāo)。你尋求的結(jié)果是什么？當(dāng)你已接到一個(gè)指示或產(chǎn)生一個(gè)好主意時(shí)，盡可能清晰地把它寫下來，然后與實(shí)現(xiàn)它所需花費(fèi)的成本進(jìn)行對(duì)比。它有價(jià)值嗎？它和同等重要的或更重要的目標(biāo)相沖突嗎？你或他人怎樣評(píng)價(jià)其風(fēng)險(xiǎn)和成果？簡言之，你怎樣評(píng)價(jià)成功？7.反饋。溝通

5、不是行為而是過程。一個(gè)消息引出一個(gè)反應(yīng)，這又需要另一個(gè)消息。企業(yè)溝通不是射箭，而是建立為達(dá)到某一結(jié)果所設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)過程。這意味著在溝通的每一個(gè)階段都要尋求聽眾的支持，更重要的是給他們回應(yīng)的機(jī)會(huì)。依此方法，你會(huì)知道聽眾想什么，并且可相應(yīng)地調(diào)整你發(fā)布的消息，他們更可能感覺到參與了這個(gè)過程并對(duì)你的目標(biāo)作出承諾。只要簡單地考慮一下這7個(gè)分析工具就可以看出，任何的企業(yè)溝通任務(wù)實(shí)際是一項(xiàng)管理工作。許多溝通情勢(shì)是管理者偶然碰到而非有預(yù)謀的事件。你的重要議題和目標(biāo)可能并不列于任何議事日程之上。事實(shí)怎樣才能轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢(shì)呢？無論你是制定范圍較寬的戰(zhàn)略，還是設(shè)計(jì)某一特定的溝通方案，認(rèn)真考慮發(fā)起者、聽3哈爾濱工業(yè)

6、大學(xué)《管理溝通》眾、目標(biāo)、背景、消息、媒體和反饋將向你提供一個(gè)任何企業(yè)情勢(shì)之下都可應(yīng)用的簡潔的內(nèi)省框架。應(yīng)用這個(gè)清單將確保你確實(shí)是在參與溝通過程，你在執(zhí)行一項(xiàng)特定的產(chǎn)生更大洞察力的任務(wù)——因此，你更可能成功。4